por Reinaldo Polito

A videoconferência exige de nós os mesmos cuidados da comunicação presencial

Videoconferência é o sistema que permite a comunicação em tempo real, com uso de som e imagem, entre pessoas localizadas em diferentes pontos geográficos. É um recurso que permite falar com ouvintes que estejam distantes como se eles estivessem no mesmo ambiente, pois enquanto você transmite a mensagem é possível ver a reação da platéia e interagir com ela.

A videoconferência resolveu um grave problema da comunicação feita com a transmissão de som e imagem, que não permitia saber como os ouvintes reagiam diante da mensagem. Com esse recurso, você pode observar o comportamento das pessoas que ouvem sua mensagem e fazer alterações que julgar necessárias, como se todos estivessem no mesmo ambiente. Além da vantagem proporcionada pela interatividade, com a videoconferência é possível também a participação simultânea de outros palestrantes que estejam em locais diferentes.

Mas os cuidados que você deverá ter ao participar de uma videoconferência, falando ou ouvindo, são os mesmos que teria se a comunicação fosse presencial.

Dê atenção aos preparativos – A instalação e o posicionamento correto dos equipamentos devem ser observados com antecedência. Tenha o cuidado de providenciar alguns testes antes do início do evento para ter certeza de que na hora marcada para começar tudo irá funcionar perfeitamente. Desde o princípio, quando a videoconferência começou a ser utilizada, o som sempre foi o grande problema do equipamento. Por isso, dê a ele atenção especial.

Ao marcar o horário do evento, atente para diferenças de fuso e calendário de feriados. A agenda precisa ser combinada com todas as localidades envolvidas. Por exemplo: uma reunião determinada por pessoas que moram na Austrália, onde a população não tem interesse tão grande quanto os brasileiros por futebol, seria muito pouco produtiva se coincidisse com o horário em que a seleção brasileira estivesse em campo num jogo de copa do mundo.

A maneira como nos vestimos pode ter muita influência no resultado da apresentação. Dessa forma, ao participar de uma videoconferência vista-se de acordo com a importância do evento e leve em consideração os hábitos culturais dos outros participantes. Se você estiver numa cidade praiana, onde as pessoas se vestem de maneira descontraída, e for participar de um evento por videoconferência com profissionais do mercado financeiro de Nova York, será mais conveniente se vestir como se estivesse no mesmo ambiente deles.

Tenha à mão todos os dados de que irá necessitar. É desagradável interromper a apresentação e tomar tempo das pessoas para ter de procurar informações.

Tenha um comportamento adequado Comporte-se de maneira correta, esteja falando em pé ou sentado. Se falar sentado, não se debruce sobre a mesa nem se recoste na cadeira de maneira relaxada. Tendo o cuidado para não se apresentar de forma rígida, fale de maneira semelhante a dos apresentadores de programas jornalísticos de televisão.

Se falar em pé, não se movimente de maneira desordenada de um lado para o outro. Evite mudar com freqüência a posição de apoio das pernas, procure não se apresentar com as mãos nos bolsos, com os braços cruzados ou ficar muito tempo com eles nas costas. Faça gestos moderados e gire de forma bem sutil o tronco de um lado para o outro, de tal maneira que as pessoas quase não percebam e você consiga se posicionar com mais naturalidade, sem rigidez.

Olhe para os ouvintes como se estivesse falando com cada um deles. Esse cuidado com a comunicação visual permitirá a você atingir dois objetivos: receber o retorno do comportamento do público analisando como os ouvintes reagem diante da sua mensagem, e valorizar a presença das pessoas que, ao perceberem o contato visual, se sentirão prestigiadas, incluídas no ambiente.

Fique atento especialmente com a sua expressão facial, pois além de ser a parte mais comunicativa do corpo é a que se destaca de maneira mais acentuada na comunicação por videoconferência.

Atenção: Não fique durinho na frente do grupo com receio de não ser captado pela câmera. Se o evento contar com a ajuda de um operador de câmera, ele acompanhará seus movimentos.

Se em uma apresentação normal é preciso dar expressividade à voz para que a fala não seja monótona, com a videoconferência esse cuidado deve ser redobrado, pois embora o evento seja cercado de todos os benefícios da interatividade, mesmo assim você não pode se esquecer de que a comunicação continua sendo por vídeo – um recurso que, com mais facilidade, compromete a concentração dos ouvintes.

Fale com a maior naturalidade que puder. É comum nas apresentações por videoconferência a pessoa passar a ter um comportamento diferente da forma como age no seu dia a dia. Se for participar de uma reunião, não seja diferente de como você é nas reuniões normais, sem o equipamento. Se fizer uma palestra, expresse-se como se estivesse ali diante das pessoas. Independentemente do nível de sofisticação do aparelho que esteja usando, faça suas apresentações sempre com a melhor qualidade que puder. Lembre-se de que no final você é que será avaliado, não o aparelho.