O sucesso de uma apresentação começa com bom planejamento

Você tem um tema excelente para apresentar. O assunto vai bem ao encontro do interesse dos ouvintes. É garantia de sucesso!

Não necessariamente. Saiba que ter um bom assunto é fundamental para você se sair bem numa apresentação, mas planejar de maneira adequada o conteúdo da fala pode ser ainda mais importante.

Na verdade tudo é relevante quando você pretende ser bem sucedido diante da platéia. Além da mensagem, vários outros aspectos precisam ser considerados: voz  na medida certa, com bom volume, velocidade adequada, ritmo expressivo, pronúncia bem articulada; vocabulário próprio para o entendimento do público; postura elegante e gesticulação harmoniosa.

Entretanto, de nada adiantará caprichar em todos esses aspectos se você não fizer um bom planejamento da apresentação.

Estou chamando a atenção para esse cuidado porque de maneira geral, as pessoas não sabem como planejar as apresentações de forma lógica, persuasiva e eficiente. Julgam que basta ter um bom conteúdo para obter sucesso em suas exposições.

Se a mensagem não estiver sustentada em um conteúdo consistente, você nem teria como se apresentar em público. Mas, de nada adiantará ter a posse desse conhecimento se não houver concatenação organizada do raciocínio.

Por isso,  vou passar a você um roteiro bastante simples e que dá ótimos resultados no planejamento de qualquer tipo de apresentação. Seja para entabular uma  conversa informal, ministrar uma palestra, fazer a exposição de um produto ou projeto, ou proferir uma complexa conferência.

Além da utilidade para a comunicação oral, estas orientações são úteis também para escrever todos os tipos de mensagens, desde simples relatórios na vida corporativa, até importantes projetos acadêmicos ou profissionais.

Se prestar atenção e ficar concentrado nas palavras de um orador, normalmente já é bastante complicado, o que dizer então quando uma pessoa se apresenta sem organizar de maneira correta a seqüência da fala.

Chega a ser desestimulante para os ouvintes. Alguns oradores transformam suas apresentações num verdadeiro caleidoscópio. Depois de muito tempo fazendo considerações periféricas a respeito do tema, quando você espera que finalmente vão entrar no assunto dão marcha à ré, coçam a cabeça, reviram os olhos, com aquela expressão de quem está viajando no tempo e começam a contar histórias da infância ou da cidade natal.

Mais adiante quando a hora é boa para concluir, pegam de novo a ponta do novelo e voltam a falar tudo o que já haviam desenvolvido no assunto central, repetindo com pormenores os mesmos argumentos, como se as informações fossem inéditas e constituíssem uma grande novidade para o público.

E uma grande surpresa! – no instante em que seria preciso esclarecer pontos essenciais da matéria – fazem cara de missão cumprida, recolhem as anotações da mesa ou da tribuna  e ponto final, concluem de forma abrupta e inesperada, passando a sensação de que outros capítulos ainda deveriam ser desenvolvidos.

Neste momento você poderia questionar: Polito, mas como é possível estruturar a fala de forma apropriada?

Na maioria dos casos, as apresentações não possuem seqüência lógica e bem ordenada porque não são bem planejadas. E o aspecto mais curioso nessa história toda é que pouca gente sabe que a ordem usada para planejar uma apresentação deve ser diferente da seqüência da exposição.

Vamos observar algumas regrinhas que ajudam a planejar bem qualquer tipo de apresentação, desde um simples bate papo com amigos até a mais importante conferência. Não é nada muito complicado e você verá que tudo segue uma lógica fácil de ser percebida.

Deixe o começo para o final

Esta talvez seja uma das dicas mais importantes para planejar bem uma apresentação – nada de iniciar o planejamento da fala pela introdução. A maioria comete o erro de iniciar o plano da exposição elaborando em primeiro lugar o que pretende transmitir no começo.

É fácil deduzir que você só poderá saber como deverá ser o início depois de estar consciente do assunto que irá abordar e dos objetivos que pretende atingir.

Talvez pareça estranho para alguns, mas a introdução deverá ser planejada em último lugar, depois mesmo da conclusão, quando já souber qual o trajeto que a mensagem seguirá e quais as barreiras e desafios que precisará superar durante a exposição.

A introdução só poderá ser preparada de forma adequada quando você já souber quem serão os ouvintes, que informações possuem sobre a matéria e se irão ou não levantar resistências com relação a você ou ao tema da exposição.

Por isso, ao planejar as etapas da apresentação leve em conta inicialmente o tema que irá abordar e deixe a introdução e a conclusão para o final.

Passo 1 – identifique o assunto

Para que uma apresentação seja bem planejada, sua primeira atitude deve ser a

de identificar qual o assunto que pretende desenvolver. Acredite, muitas pessoas falam em  público sem ter noção clara sobre o assunto que irão expor.

Por exemplo, poderão estar certas de que falarão sobre rentabilidade das operações, quando na verdade esse era apenas um dos aspectos de um assunto mais abrangente – planejamento estratégico.

Depois que você identificar qual é o assunto, elabore a linha de argumentação que pretende utilizar – estatísticas, pesquisas, estudos técnicos e científicos, teses, exemplos, comparações, testemunhos.

Dica especial – inicie a organização dos argumentos escolhendo para o início um que seja bom, e na seqüência vá pela ordem crescente, desde o mais frágil até chegar àquele que considere irrefutável.

Para descobrir que tipo de resistência poderá encontrar, imagine como você reagiria se estivesse no lugar dos ouvintes. Na posição deles como se sentiria diante da proposta que você irá apresentar. Tente  deduzir que objeções eles poderiam levantar contra os argumentos e prepare-se para refutá-las de maneira conveniente.

Identifique os objetivos

Quero alertá-lo para o fato de que você ainda está no assunto central, no primeiro passo do planejamento.

Após identificar o assunto descubra que objetivo o motivou a se apresentar. Sugerir solução para um problema? Ou comunicar uma novidade? Descobriu?

Agora  você já está pronto para planejar o segundo passo da sua apresentação.

Passo 2 – facilite a compreensão dos ouvintes

Lembre-se, você precisa pensar com a cabeça dos ouvintes. Por isso, procure deduzir que informações eles ainda não possuem e o que poderia ser feito para ajudá-los a compreender melhor a mensagem.

O fato de você saber qual é o conteúdo da sua exposição não significa que os ouvintes também já saibam. De maneira geral não só não sabem como precisam ser bem orientados, para que possam compreender o assunto que irão ouvir.

Para facilitar a compreensão dos ouvintes revele a eles qual o assunto que irá expor e esclareça qual o problema que precisa ser solucionado.

Se você pretende discorrer sobre um assunto novo, sobre o qual eles não estejam devidamente inteirados, faça um retrospecto, um histórico mostrando como os fatos evoluíram no transcorrer do tempo até chegar ao momento presente.

Note que essas informações só serão possíveis depois de você ter cumprido o primeiro passo do planejamento, isto é, ter identificado qual é o assunto e quais são os objetivos da apresentação.

Passo 3 – finalmente a Conclusão e a Introdução

Neste momento você já está em condições de planejar como fará a conclusão, levando os ouvintes a refletir ou agir de acordo com a sua mensagem ou sua proposta.

E depois de ter organizado todas as etapas da apresentação você finalmente poderá se decidir pela melhor introdução.

Sabendo agora qual será a seqüência da exposição e as dificuldades que deverá suplantar, estará em condições de planejar o início da apresentação. Estará consciente de como deverá agir para afastar desde o princípio as resistências dos ouvintes e conquistar a atenção e a simpatia de todos.

A partir desse planejamento simples você irá ordenar melhor o seu pensamento e possibilitará que o ouvinte  acompanhe sem esforço toda a seqüência do discurso.

Com tudo planejado, agora é só ir para frente do público e começar a falar pelo começo.