por Reinaldo Polito

Se você tiver a incumbência de apresentar um projeto ou um produto, tome cuidado, pois essa é uma tarefa importante e muito delicada.
Por melhor que seja o seu conteúdo, se a sua apresentação não for eficiente, o trabalho de meses e até de muitos anos poderá ser prejudicado.
Quase sempre a qualidade de um projeto ou de um produto é confundida com a qualidade da apresentação.Quanto melhor for o seu desempenho, maiores serão as chances de ser bem sucedido e obter sucesso.
Preparar uma boa apresentação dá muito menos trabalho do que você tem na elaboração do projeto, ou no desenvolvimento do produto.
Como o projeto ou o produto já está pronto, a preparação será bastante simplificada, bastando observar atentamente os cuidados que deverá tomar.
Siga essas orientações e tenha certeza de que você aumentará suas chances de fazer uma apresentação correta e vitoriosa.

1. Analise quem serão os seus ouvintes
Se você tiver de apresentar o mesmo assunto para duas platéias diferentes, provavelmente também terá que fazer duas exposições distintas, porque cada tipo de público possui características próprias que precisam ser consideradas.
Se concluir que o objetivo das pessoas que irão ouvi-lo é aprovar um projeto ou investir num produto que traga retorno em curto prazo, essa deverá ser a sua primeira preocupação – descobrir uma forma de prometer essa vantagem logo no início da exposição.
Por exemplo: Vamos verificar que a principal vantagem deste projeto é trazer em curtíssimo prazo um retorno muito maior do que obteríamos com o atual sistema de produção.
Se, entretanto, verificar que os anseios dos ouvintes são no sentido de obterem mais segurança para os negócios da empresa, você deverá se empenhar para mostrar, já no princípio, que esse será o resultado.
Por exemplo: Vamos observar que o grande benefício desse projeto será o de garantir a nossa presença no mercado, impedindo que a concorrência ocupe espaços que conquistamos ao longo de todos esses anos.

Atenção – não preciso dizer que essas promessas só poderão ser feitas se puderem ser cumpridas.

Se, por outro lado, perceber que as suas sugestões poderão agredir os interesses de algumas pessoas, não queira logo no começo impor o seu ponto de vista sobre o assunto. Analise antes quais são as opiniões comuns que você tem com todos os ouvintes e inicie falando sobre esses temas com os quais a platéia irá concordar, de tal maneira que ao perceberem a coincidência na maneira de pensar comecem a se despoliciar e se a tornar mais receptivos a sua apresentação.

2. Prepare o local da apresentação de maneira adequada
Se tiver que expor o seu projeto para quatro ou cinco diretores da empresa poderá usar uma simples sala de reunião. Se, entretanto, o grupo for maior, acima de dez ou quinze pessoas, escolha um outro local, mais amplo onde todos possam se sentir confortáveis.
Não deixe para testar, no momento da apresentação, os equipamentos que pretende utilizar. Verifique com antecedência a posição da tela para projeção, certificando-se de que os dados projetados serão vistos por todos os presentes.
Tenha certeza de que não terá problemas com voltagem de energia, cabos, extensões, configuração do disquete com o aparelho de projeção, iluminação, ruídos, equipamentos de som e outros inconvenientes, que quase sempre atrapalham a apresentação.
Oriente o pessoal de apoio para não interromper a exposição por motivos fúteis e impedir que pessoas estranhas ou alheias à reunião entrem na sala.
Sempre que possível tenha um equipamento de reserva, para não prejudicar o ritmo da exposição em caso de defeitos.

3. Tenha começo, meio e fim
Organize as diversas etapas da apresentação para que o assunto seja exposto de maneira lógica, clara e concatenada.
Com pequenas variações de um caso para outro, procure cumprir o seguinte esquema:

a) Faça uma breve introdução para conquistar os ouvintes
No início, depois de cumprimentar os ouvintes, procure conquistar a simpatia e a atenção de todos, e se sentir algum tipo de resistência dedique-se à tarefa de afastá-la logo no princípio.
Evite iniciar com expressões e ruídos que só atrapalham no contato com a platéia, como os conhecidos bem, bom, ãããã.
As formas mais indicadas para iniciar são:

Para conquistar a simpatia

Elogiar honestamente os ouvintes

Corresponder à expectativa da platéia na maneira de se vestir e de demonstrar envolvimento com o tema tratado

Falar de maneira simples e natural, sem afetação ou arrogância

Para conquistar a atenção

Usar frases ou informações que provoquem impacto

Narrar um fato interessante, e curto

Aproveitar um acontecimento do ambiente e transformá-lo num fato bem-humorado

Levantar uma reflexão para que comecem a pensar sobre o assunto

Mostrar as vantagens e os benefícios que o assunto proporcionará

Para quebrar a resistência

Com relação ao expositor

Mostrar, sutilmente, que possui autoridade para tratar do assunto. Mencionando, por exemplo, estudos realizados, projetos dos quais tenha participado, enfim, qualquer experiência associada ao tema.

Estabelecer laços de identidade, falando sobre a admiração que possui por pessoas queridas do público

Fazer citações de frases de autoridades respeitadas pelos ouvintes e que correspondam à sua forma de pensar

Com relação ao assunto

Mencionar os pontos comuns que possui com os ouvintes

Com relação ao ambiente (calor, frio, compromissos, fome, ruído, desconforto,etc.)

Prometer que não consumirá muito tempo

b) Faça uma preparação para facilitar o entendimento dos ouvintes
Depois de conquistar os ouvintes, procure facilitar o seu entendimento.
Você se dedicou por muito tempo à elaboração do projeto ou ao desenvolvimento do produto, e por isso conhece bem o seu tema, mas as outras pessoas nem sempre estão devidamente familiarizadas com o assunto, por isso, nesta etapa, procure passar informações que possam ajudar na compreensão do raciocínio.

Conte qual é o assunto
Em uma frase ou duas esclareça qual é o tema que irá abordar

Conte qual o problema que pretende solucionar
Um projeto ou um produto, normalmente, são desenvolvidos para solucionar algum tipo de problema. Para que os ouvintes compreendam melhor a solução que está sendo apresentada precisam saber antes qual é o problema existente.

Revele as etapas que pretende cumprir
Divida o assunto em três ou quatro partes e diga quais são para que a platéia acompanhe com mais facilidade a seqüência da exposição.
Por exemplo: Vamos mostrar as conseqüências positivas dessas mudanças no setor produtivo, na comercialização e no resultado financeiro.

Atenção – Só use a parte da preparação que for necessária. Assim, se já souberem qual é o assunto ou o problema seria desnecessário informar o que já é conhecido. Da mesma maneira, se conseguirem acompanhar com facilidade o raciocínio não será preciso dizer quais as etapas que serão cumpridas. Se mesmo assim resolver comunicar uma informação conhecida dos ouvintes, não passe a mensagem como se fosse uma grande novidade,pois essa atitude poderia enfraquecer sua posição diante do grupo.
Utilize o recurso de dizer: como sabemos, como é do conhecimento de todos.

c) Apresente o projeto ou o produto
Esta é a etapa mais importante da apresentação – é a própria razão da presença das pessoas na reunião. Tudo o que foi preparado agora será aplicado e cumprido.
Além de desenvolver o assunto que foi anunciado, solucionar o problema que foi levantado e cumprir as etapas que foram prometidas, aqui também serão apresentados todos os argumentos favoráveis ao projeto ou ao produto.
Alguns dos argumentos mais importantes que poderiam ser utilizados são: estatísticas, comparações, exemplos, estudos técnicos, estudos científicos, pesquisas, teses, testemunhos.
Se por acaso sentir que os ouvintes não concordaram, ou estão resistentes com relação aos argumentos, este é o momento de defende-los, refutando essas objeções.
Normalmente, antes mesmo de apresentar o projeto ou o produto, você já saberá quais as objeções que poderão surgir durante a exposição. Por isso analise antecipadamente cada uma delas e se prepare muito bem para rebate-las. Nunca se deixe surpreender por essas questões durante a apresentação.
Se puder se reunir antes com o seu grupo e pedir que levantem todos os problemas que poderão surgir, melhor ainda, porque essa simulação o deixará mais confiante.

d) Faça a conclusão
Na conclusão recapitule em uma ou duas frases qual foi a mensagem principal da apresentação, e encerre pedindo para que reflitam ou aceitem a sua proposta.
É comum no final da apresentação os ouvintes fazerem perguntas sobre os pontos que gostariam de ter maiores esclarecimentos, por isso, ao encerrar, coloque-se a disposição para responder às questões que desejarem levantar.

4. Fique atento à sua maneira de falar
A maneira de falar poderá ser decisiva para que suas propostas sejam aceitas. Além desse objetivo mais imediato, sua imagem profissional também poderá ser projetada de maneira mais positiva.
Observe se está agindo de forma adequada com relação a esses aspectos da comunicação:

a) O uso correto da voz
Fale com volume adequado para o ambiente.Nem muito baixo, nem muito alto.
Articule bem as palavras, pronunciando corretamente os sons, para que sejam compreendidos com facilidade. Cuidado para não exagerar e se tornar artificial.
Não fale muito rápido, nem muito lentamente. Cuidado – em situações como essas o nervosismo costuma ser mais acentuado e, como resultado, existe a tendência de acelerar mais a fala. Se esse fato ocorrer, respire e procure falar mais lentamente.
Alterne a velocidade e o volume para que a apresentação não seja monótona e sem vida.

b) A escolha do vocabulário apropriado
Cuidado para não usar termos incomuns, de difícil compreensão, principalmente se estiver falando para pessoas da sua empresa, pois elas, como o conhecem no dia-a-dia, perceberão que não está sendo natural.
Se a platéia for constituída por pessoas familiarizadas com o assunto você poderá usar termos técnicos sem nenhum problema, se, entretanto, o tema for estranho a elas, essas palavras mais específicas da atividade deverão ser evitadas.
Fique atento para não usar expressões e ruídos que poderão enfraquecer a qualidade da apresentação, como né? tá? ããã, ééé , etc.
Só use expressões em outra língua se os ouvintes estiverem habituados a ela, e tenha certeza de que a pronúncia está correta. Em caso de dúvida não hesite, use o velho e bom português.

c) A melhor expressão corporal para falar
Evite os dois erros mais comuns na gesticulação – a falta e o excesso. Se cometer um deles, prefira a falta ao excesso.
Posicione-se sem rigidez sobre as duas pernas, para dar um bom equilíbrio ao corpo e possibilitar uma postura elegante. Movimente-se moderadamente na frente do grupo, para tornar a apresentação mais dinâmica, mudar o foco de atenção e manter a concentração das pessoas.
Procure deixar sempre o semblante simpático, confiante e expressivo.
Durante a apresentação tenha o cuidado de olhar para a platéia, para saber como estão reagindo e se será preciso alguma mudança no plano da exposição e também para valorizar e prestigiar a presença de todos.

5. Seja natural
Algumas pessoas, erroneamente, nessas situações, falam como se estivessem discursando em cima de um palanque e se afastam da platéia, por causa desse artificialismo.
Quanto mais natural for a sua apresentação, mais chances terá de conquistar os ouvintes e ter a sua proposta vitoriosa.
Fale com envolvimento, disposição, entusiasmo, mas sempre como se estivesse conversando com as pessoas, de maneira natural e espontânea.

Boa sorte e sucesso sempre nas suas apresentações!