por Reinaldo Polito

Ah, pelo amor de Deus, essa não era a hora de marcar mais uma reunião. Será que esses cabeças de vento não sabem que estou atolado de trabalho e sem tempo nem para respirar?

Essas reações de indignação talvez não sejam tão incomuns nas empresas e é provável até que ocorram com mais freqüência do que imaginamos.
Nem sempre as reuniões são bem planejadas e por falta de orientação adequada chegam a ser lideradas de maneira incompetente.
Assuntos que poderiam ser resolvidos com dois ou três telefonemas, com alguns e-mails, ou até com rápidas conversas de corredor, acabam paralisando o trabalho de profissionais importantes, para que participem de reuniões.

Reuniões bem planejadas e corretamente conduzidas podem dar excelente resultado. Vejamos os cuidados que precisam ser tomados para que esses encontros sejam sempre produtivos.

Comece fazendo uma pauta

Quando pensar em fazer uma reunião reflita bem para se certificar de que ela é realmente necessária.
Se chegar à conclusão de que a reunião precisa mesmo ser feita, analise todos os assuntos que pretende discutir e estabeleça uma pauta considerando os temas que tenham prioridade.
Parece óbvio demais, entretanto, grande parte das reuniões não funciona bem por não haver pauta.
Planeje o tempo que pretende consumir com cada um dos tópicos para ter noção do horário de encerramento.
Assim, se um item se alongar mais do que o previsto, poderá compensar, reduzindo ou até eliminando os que ainda não foram discutidos.

Organize as etapas da reunião

Cada etapa da reunião deve ser planejada para facilitar a atuação dos participantes, permitir a troca de informações, orientar as decisões e afastar possíveis dúvidas ou divergências.

A reunião pode ser dividida em quatro etapas e assim atingir melhores resultados.

1) Proposição
O líder deverá fazer uma breve apresentação onde indicará de maneira clara qual o problema a ser discutido, qual o objetivo a ser alcançado, detalhes ou informações já apuradas, enfim tudo que servir para facilitar a participação eficiente do grupo e a conquista dos resultados pretendidos.

2) Discussão da matéria
Depois de fazer a exposição inicial, o grupo começa a discussão do assunto, aprofundando o problema levantado e sugerindo soluções.

3) Decisões
Durante os debates algumas sugestões são derrotadas pelos argumentos contrários, enquanto outras resistem aos ataques e mostram a sua consistência. É com base nessas sugestões que as decisões começam a ser elaboradas.

4) Recapitulação
É a última parte da reunião e uma das mais importantes, pois ao recapitular cada uma das decisões tomadas alguns equívocos ou dúvidas podem ser eliminados.

Se alguma dúvida resistir na fase da recapitulação é conveniente voltar a discussão do tema até que seja esclarecido.

Saiba como liderar uma reunião

Da boa atuação do líder quase sempre dependerá o sucesso de uma reunião. Ao liderar uma reunião você deverá perseguir sempre os seguintes objetivos:

Motivar a participação de todas as pessoas

Acompanhar atentamente o pensamento do grupo

Fornecer informações para que a discussão tenha continuidade

Manter o tema da discussão dentro dos limites dos problemas levantados e dos objetivos perseguidos

Manter a descontração

Propiciar um comportamento informal, sem cair na vulgaridade

Evitar e suplantar as situações delicadas

Usar com propriedade a presença de espírito

Fazer perguntas que estimulem o desenvolvimento e a concatenação das idéias do grupo

Ser pontual para começar e concluir a reunião

Evitar opiniões pessoais

Manter a calma, a cordialidade e a tolerância

Reconhecer a importância de cada participante

Saiba qual deve ser a sua atitude como participante da reunião

Sabendo agir de forma correta como participante de uma reunião terá maiores chances de fazer com que suas opiniões prevaleçam e de projetar uma imagem bastante positiva.

Quando for questionado, responda de maneira firme, convicta e segura.

Fale com voz pausada e audível

Quando seus conhecimentos e experiência puderem ajudar, peça a palavra sem hesitar

Não responda perguntas dirigidas a outros participantes, salvo quando não forem respondidas, e tenha certeza de estar colaborando com a sua intervenção

Restrinja-se a conversar sobre o tema abordado, mesmo assim evite os diálogos paralelos

Ao falar, olhe para todos os participantes; quando ouvir, olhe para quem fala

Não crie antipatias ridicularizando os colegas ou usando ironias desnecessárias

Se precisar refutar, cuidado para não magoar os grupos participantes, “use diplomacia”, entendendo o ponto de vista contrário

Não fale sozinho, dê oportunidade aos outros.

Saiba como resolver as situações mais delicadas numa reunião

Como tratar o tipo desinteressado
É o participante que fica alheio à reunião; senta-se num ponto afastado e ocupa-se com objetos ou tarefas (como ler revistas, jornais, rabiscar papéis) numa demonstração de desinteresse pelo que está sendo tratado.
Neste caso, para contornar o problema, levante uma questão dando um prazo para que ele medite e sugira uma reposta.

Como evitar as conversas paralelas
É a situação em que, durante a reunião, o participante conversa com os companheiros que estão a sua direita ou à esquerda, normalmente tratando de assuntos não pertinentes aos objetivos pretendidos.
A solução é provocar uma pausa para que o ruído da conversa sobressaia no ambiente de tal maneira que as pessoas que estão conversando façam silêncio, por se sentirem incomodadas.
Se este recurso não funcionar, peça que a pessoa dê a opinião em voz alta para que todos possam participar.

Como controlar o tipo monopolizador
É a pessoa que sempre tem uma história ou um caso para contar; dá opinião (extensa) sobre todos os assuntos; fala alto e ri ruidosamente.
É um tipo difícil de tratar e para controla-lo é preciso personalidade forte e atenção redobrada.
Uma alternativa é procurar conversar com o participante antes da reunião e explicar delicadamente que o seu comportamento prejudica o andamento dos trabalhos e a participação dos demais componentes do grupo.
Se não adiantar, durante a reunião peça que só fale quando chegar a vez, interrompendo-o sempre que se manifestar fora de hora.

Como motivar o tipo calado
Age assim porque é tímido ou não tem convicção sobre a importância da sua presença.
Para ajuda-lo a participar mais ativamente, sempre que puder peça sua opinião sobre assuntos ligados a sua área ou sugestões dadas por outros participantes, faça-o com delicadeza, mas também com firmeza.

Como neutralizar o tipo pessimista
Para ele nada dará resultado, todas as soluções são inviáveis, ninguém consegue achar o caminho, vê tudo pelo lado negativo.
Se pedir a ele para explicar porque não concorda, é capaz de arrumar bons exemplos comparativos que justifiquem seu pessimismo.
A saída é pedir que durante um determinado tempo ouça e anote as sugestões sem emitir opinião.

Como evitar a ação do tipo protetor
É o participante que está sempre querendo explicar melhor o que o colega acabou de dizer. Por exemplo: O que o João quis dizer na verdade é que…
Inicialmente peça que termine de ouvir a opinião do colega, em seguida, depois que ele der sua versão sobre a fala, pergunte a quem deu a opinião se aquela explicação estava correta, se era aquilo mesmo que pretendeu dizer.