por Reinaldo Polito

É sexta-feira. Tudo o que você quer é curtir o fim de semana. Mas, como tudo o que é bom pode ficar ainda melhor, você é chamado à sala do grande chefe. Para sua surpresa e pânico, ele foi convocado para apagar uns incêndios no escritório em Nova York e não voltará em menos de uma semana. Você vai substituí-lo na convenção anual marcada para segunda-feira. Pior. Está oficialmente escalado para fazer a apresentação dos resultados do último exercício e dos planos para o ano seguinte, diante de uma platéia de mais de 200 pessoas.

Como o chefe é brasileiro legítimo, a apresentação estava pronta na cabeça dele. Você sai da sala com uma pasta repleta de relatórios e um disquete vazio.

Me inclua fora dessa

A cabeça vai a mil. Por mais que a pessoa tente manter o equilíbrio, não consegue controlar o tumulto interior provocado pela surpresa, pelo susto e pelo pavor. Se uma apresentação normal, com tempo de planejamento e preparação, já se constitui num belíssimo desafio, imprevistos dessa natureza tiram o sono de qualquer um. A primeira reação, se fosse possível, seria a de arrumar outra vítima para o sacrifício. Como, entretanto, essa é uma tarefa que não dá para ser terceirizada, o jeito é arregaçar as mangas e tentar sobreviver. Saiba, porém, que ocasiões como essas precisam ser comemoradas como um prêmio, uma chance rara para impulsionar sua carreira. Afinal, não é todo dia que alguém pode desfilar seu charme e fazer o marketing de sua competência diante das pessoas mais importantes da empresa.

Não é, portanto, só questão de cumprir uma tarefa, mas sim a chance de transformá-la numa grande oportunidade. O tempo é curto, a situação delicada, mas com calma, muito trabalho e aplicação de algumas regrinhas simples dá para virar o jogo e conquistar a vitória. Veja como:

As primeiras coisas em primeiro lugar

Você tem a sexta-feira e um fim de semana para cuidar da apresentação. Não perca tempo. Cancele todos os compromissos e escolha o local mais tranqüilo para se concentrar. Escale uma pessoa que esteja familiarizada com as informações para ficar o tempo todo à sua disposição.

Não se preocupe, por enquanto, com quais serão suas primeiras palavras. O fantasma do início, que sem dúvida é o momento mais difícil, estará o tempo todo rondando o pensamento.
Só que agora não é hora de planejar a introdução. Deixe para pensar no início, quando toda a apresentação estiver pronta, com todas as partes organizadas.

Quando deparar com a tela limpa do computador, você vai sentir a aflição que praticamente todas as pessoas que escrevem sentem ao se decidir pelas primeiras palavras de um texto. A saída é identificar qual é o assunto que vai apresentar e os objetivos que pretende atingir.

Sabendo qual é a mensagem e aonde pretende chegar com ela, comece a organizar as informações. Cuidado para não organizá-las sem critério. A falta de método, além de dificultar o planejamento, pode comprometer o entendimento dos ouvintes. São inúmeros os critérios disponíveis e deverão ser escolhidos de acordo com as características do assunto. Entretanto, como o tempo é um obstáculo a ser vencido, os critérios mais recomendáveis são:

1. Ordenação no tempo: é um método simples, eficiente e muito fácil de ser aplicado.
Consiste em organizar os fatos a partir da época de sua ocorrência ou indicar seqüências no passado, presente e futuro. Isso permite que o raciocínio seja estruturado de maneira lógica e didática. Por exemplo, a análise dos resultados obtidos antes, durante e após a implantação do plano de diversificação dos produtos.

2. Ordenação no espaço: é tão prático e vantajoso quanto o método da ordenação no tempo. Consiste em organizar os dados a partir do local onde são analisados. Por exemplo, os custos indiretos dos diversos departamentos da empresa ou da estrutura organizacional das diferentes filiais.

3. Ordenação pelos prós e pelos contras: é um método muito útil quando existem divergências em relação a determinadas informações. Permite contrapor argumentos favoráveis e contrários independentemente de se desejar ou não tomar partido de uma ou de outra posição.

4. Ordenação de causa e efeito: é o método indicado para explicar resultados. Permite rever as ações que produziram aqueles dados, especialmente quando ocorrerem interferências de fatos não planejados, como decisões governamentais não previstas.

Facilite a compreensão dos ouvintes

Você conhece as informações e já está dominando o assunto, mas não se esqueça de que os ouvintes nem sempre estão preparados de maneira conveniente para receber a mensagem.
Descubra, no pouco tempo de que dispõe, até que ponto as pessoas que vão ouvi-lo precisam ser orientadas para acompanhar e entender com facilidade os dados de sua exposição.

Digamos que a sua apresentação tem como objetivo dar a solução para um problema. É fundamental, então, que a platéia já saiba da existência dele, caso contrário caberá a você passar essa informação. Se a sua finalidade for comunicar uma informação nova, é importante que saibam como os fatos ocorreram até chegar ao presente. Da mesma forma, se desconhecerem esse histórico, caberá a você falar sobre ele.

Observe que essa preparação, que serve para facilitar o entendimento dos ouvintes, só poderá ser elaborada depois que a mensagem central tiver sido organizada.

Defenda suas idéias

Em apresentações de resultados e exposições de planos, há chance de que os ouvintes afetados pelas decisões se imaginem estar sendo prejudicados. Por isso, quase sempre resistem, discordam. Cabe a você analisar com antecedência em que vespeiro suas informações estarão mexendo e se preparar para possíveis objeções. Reflita sempre sobre como a mensagem poderia prejudicar ou contrariar os interesses das pessoas e encontre argumentos que sustentem a posição que você defende.

Saiba também que o fato de os ouvintes não se manifestarem não significa que estejam concordando com você. Por isso, mesmo que continuem em silêncio, se tiver certeza de que se sentem contrariados, faça a defesa. Caso contrário, ao concluir a apresentação, ainda encontrará discordâncias na platéia. Cuidado, entretanto, para não imaginar objeções inexistentes, pois, se tocar em problemas sobre os quais o público ainda não tinha pensado, acabará criando, desnecessariamente, armadilhas para si próprio.

Prepare a conclusão e a introdução

Essas deverão ser as duas últimas etapas de seu planejamento. Depois de ter organizado o conteúdo da apresentação, estará em condições de preparar a conclusão, procurando fazer com que os ouvintes reflitam ou ajam de acordo com a mensagem. Você também poderá aproveitar o final para elogiar com sinceridade a platéia ou usar um fato bem-humorado surgido no próprio ambiente onde se apresenta.

Agora vamos falar da introdução. Pelo fato de ter sido apanhado de surpresa, quase na última hora, a tentação de iniciar pedindo desculpas por não estar bem preparado é muito grande.
Esqueça, nada de pedir desculpas. Ou você acha que os ouvintes ficarão mais solidários e compreensivos com essa confissão? O máximo que conseguirá é que não respeitem sua autoridade e se desinteressem pela apresentação. Por isso, se puder, comente como ao longo dos últimos meses empenhou-se para se certificar da correção dos dados que seriam apresentados, ou seja, mostre que está realmente familiarizado com o assunto.

Se alguns resultados forem positivos, comente como seu chefe estava satisfeito com os números obtidos e de como se lamentou por não estar ali pessoalmente para comemorar — se for verdade, evidentemente. Se de alguma maneira a platéia for beneficiada com o resultado da mensagem, não hesite em dizer logo no início como a apresentação trará vantagem para todos.

Leve a colinha

Tudo pronto, a mensagem organizada e a cabeça mais tranqüila. Esse é o momento de preparar alguns recursos de apoio. Como você teve pouco tempo para se preparar, leve um roteiro escrito com toda a seqüência da apresentação com informações resumidas sobre cada uma das etapas. E, cá entre nós, deveria levá-lo mesmo que tivesse tido mais tempo. Se precisar desses dados não fique constrangido, utilize-os à vontade e aja sempre de maneira natural. Primeiro porque você não está se submetendo a nenhum teste de memória, depois porque os oradores mais competentes também se valem de apoios escritos.

Prepare os recursos visuais

Utilize um programa como o PowerPoint e ponha os dados que pretende projetar. Cuidado, entretanto, para não exagerar na quantidade de telas e no volume de informações. Pelo pouco tempo que teve para se preparar talvez necessite usar um pouco mais de informações nos visuais, mas não se entusiasme. Um visual deve ser usado para destacar as informações importantes, facilitar o acompanhamento do raciocínio e possibilitar que os ouvintes se lembrem da mensagem por tempo mais prolongado. Se o visual utilizado atingir esses objetivos, sua inclusão estará justificada.

Resuma a mensagem a uma pequena frase. Se forem números, represente-os por gráficos.

Como a situação é de emergência, você não pode correr o risco de ficar sem os recursos visuais. Leve as telas reproduzidas em transparências. Se o equipamento falhar, poderá contar ainda com o velho e bom retroprojetor. E não seria demais preparar também uns cartazes com as mesmas informações — vai que falha o retroprojetor. Não custa nada e você estará bem protegido.

Treine, treine, treine

Aproveite todo o tempo que ainda dispuser para treinar. Não decore. Apenas explique com suas palavras cada uma das etapas da apresentação. Exercite com a projeção do visual para se familiarizar com a seqüência das telas. Repita toda a apresentação quantas vezes puder, sempre falando como se estivesse conversando de maneira animada.

Chegue um pouco mais cedo ao local onde se apresentará para se certificar de que tudo estará em perfeita ordem. Mesmo que você possa se preparar com muita antecedência e sem a pressão do tempo, siga as mesmas recomendações deste roteiro. Não perca tempo. Prepare-se e boa sorte.

Observação: Este texto também foi publicado em janeiro de 2003 na Revista Exame editada em Portugal.