Se você é daqueles que pensam que falar com objetividade significa apenas falar pouco, cuidado porque às vezes essa crença pode se transformar em uma armadilha para o sucesso da comunicação.

Imagine, por hipótese, que alguém comentasse triunfante: consegui falar com objetividade. Em dois minutos liquidei a fatura.

Seria interessante questionar: e nesses dois minutos você conseguiu passar todas as informações que precisava? Conseguiu persuadir os ouvintes a agirem de acordo com a sua proposta?

Se não obteve esses objetivos, que são algumas das mais importantes metas de uma apresentação, qual foi o mérito de falar em apenas dois minutos?!

Por outro lado, se a pessoa continuar falando depois de ter completado a mensagem e persuadido os ouvintes, da mesma forma poderá estar a um passo de pavimentar o caminho para o insucesso.

É certo que quase sempre quem fala com objetividade não consome muito tempo com suas apresentações. Entretanto, o conceito que caracteriza essa importante qualidade da comunicação é muito mais abrangente e deve ser analisado além dos limites do tempo.

A objetividade deve ser considerada também e especialmente com relação ao conteúdo da mensagem e à finalidade da apresentação.

Identifique e delimite o assunto
 O primeiro passo para falar com objetividade é identificar e delimitar de forma clara o assunto que pretende expor. Se você não souber quais são os aspectos do assunto que deverão ser considerados, também não terá condições de saber o que poderá ser excluído.

Na sequência relacione os argumentos de que dispõe para sustentar suas informações.  Ao fazer essa seleção coloque sobre a mesa tudo que encontrar, sem nenhuma censura. A tesoura entra em ação em seguida.

Neste momento você já está em condições de fazer o primeiro filtro e tirar um pouco da “gordura” desnecessária: elimine os argumentos mais frágeis, suprima as informações supérfluas e lance mão apenas do que for mais relevante.

Nada de piedade nessa hora. Meta a caneta com vontade para eliminar tudo o que não merece ser incluído.

Observe ainda se você não se apaixonou demasiadamente por algum argumento que julgou importante e que, por isso, talvez, esteja repetindo com frequência. Por melhor que seja um argumento, se ele for repetido muitas vezes, além de enfraquecer o trabalho de persuasão,  tornará a exposição prolixa.

Analise bem os ouvintes
Ir diretamente ao assunto principal logo de início é o sonho de consumo de todos que desejam falar com objetividade. Entretanto, você só poderá tomar essa atitude se os ouvintes já estiverem preparados para receber a mensagem.

Você irá prejudicar a compreensão da plateia e comprometerá o resultado da apresentação se transmitir o assunto diretamente, sem que as pessoas já saibam qual o tema que será tratado, que problema está desejando solucionar e as etapas que pretende cumprir durante a exposição.

Preparei este roteiro simples para que você possa ter mais objetividade, sem comprometer a qualidade e o resultado da apresentação. Faça as perguntas a si mesmo:

• Passo um: os ouvintes já sabem qual é o assunto que vou expor?

Nem ao céu nem ao inferno. Ainda que os ouvintes já saibam qual o tema que você irá abordar, não custa nada gastar uma simples frase para comunicar qual o assunto a ser exposto.

Por exemplo: O objetivo desta reunião é determinar os critérios para o controle de qualidade da produção.

Você não gastaria nem cinco segundos para dar esse esclarecimento. Portanto, por mais que os ouvintes já saibam qual o assunto que você irá tratar e por mais objetiva que deva ser a apresentação, não custa nada usar uma frase para eliminar qualquer possibilidade de dúvida.

• Passo dois: os ouvintes sabem qual é o problema que desejo solucionar, ou o histórico das informações atuais, ou as etapas que pretendo cumprir?

Nesta fase você deverá ficar bem atento e ter bastante prudência, pois é um dos momentos que consomem mais tempo e, quase sempre, sem necessidade.

Aqui há duas situações a serem consideradas a partir do nível intelectual e da posição hierárquica dos ouvintes.

Se as pessoas tiverem baixo nível intelectual ou ocuparem posição hierárquica inferior, a explicação do problema e os dados históricos deverão ser mais detalhados, já que naturalmente terão mais dificuldade de entendimento.

Por outro lado, se forem pessoas com boa formação intelectual ou ocuparem posições hierárquicas mais elevadas, um rápido comentário poderá ser suficiente  para que acompanhem o desenvolvimento do raciocínio.

Observe que, neste momento, você estará analisando se precisará mesmo preparar os ouvintes com orientações adicionais para que compreendam a mensagem.

Se chegar à conclusão de que já estão prontos, não vacile, vá metendo a caneta e riscando o que não serve. Lembre-se de que se não enxugar, não terá objetividade na comunicação.

Os ouvintes compreenderam bem a mensagem?
Objetividade e ilustração não gostam muito de se sentar à mesma mesa. Não se dão muito bem. São duas “senhoras” diferentes, com estilo diverso.

Em certas situações, entretanto, você precisará ajudar os ouvintes a entenderem melhor as informações já transmitidas. Nessas circunstâncias o uso da ilustração é fundamental. Você poderá se valer de uma história, verdadeira ou não, que ajude o ouvinte a compreender a mensagem.

Quase sempre as histórias são longas e chegam a consumir mais tempo do que a própria mensagem em si. Por isso, para ser objetivo nas apresentações só conte uma história como ilustração se for muito necessário.

Tenha em mente também que se resolver lançar mão desse recurso, deverá dar preferência aos exemplos concretos, que em geral são mais curtinhos e servem também para reforçar a linha de argumentação.

O início e a conclusão
 As exposições mais comuns na vida corporativa, como, por exemplo, apresentação de resultados em reuniões, permitem introdução simples e rápida.

Nessas ocasiões será suficiente fazer um agradecimento à presença de todos, ou mostrar de forma clara os benefícios que os ouvintes poderão obter com o assunto que será tratado.

Já com a conclusão a história é um pouco diferente, pois nem sempre é tão simples encerrar uma apresentação.

Muitos oradores ficam dando voltas intermináveis e não conseguem concluir o discurso. Quando você pensa que vão encerrar retomam a linha de argumentação e voltam a desfiar o novelo.

Por esse motivo, em qualquer circunstância onde deva se apresentar, principalmente se a situação exigir objetividade, saiba  com antecedência o que deverá dizer na conclusão.

Leia a reação dos ouvintes
A objetividade pressupõe que a sua apresentação seja adequada ao ambiente e ao contexto do evento. Por isso, preste atenção às reações das pessoas para ler os sinais que indiquem o momento de encerrar.

Se o ouvinte começar a dar tapinhas na perna, tamborilar com os dedos um objeto qualquer, mudar o apoio do corpo, mexer em papéis sem motivo, afastar-se da mesa com a cadeira, olhar demoradamente para baixo ou para cima, fixar os olhos no vazio, o tempo já estará esgotado. Tchau. Levante acampamento e dê até logo.

Pratique sempre a objetividade na comunicação, mas nunca se esqueça de que mais importante do que falar pouco é transmitir o que for preciso e atingir os objetivos que pretende no menor tempo possível.

Superdicas da semana:

– Para ser objetivo, identifique o assunto de forma clara

– Saiba qual e’ exatamente sua finalidade

– Só diga o que os ouvintes ainda não saibam

– Encerre depois de dizer o que precisava

– Não encere antes de informar o que desejava

– Só conclua após ter atingido seus objetivos

Livros de minha autoria sobre esse tema: “Assim é que se fala” e “Como falar corretamente e s em inibições”, publicados pela Editora Saraiva.