por Reinaldo Polito

Aprenda, passo a passo, como preparar uma apresentação eficiente em apenas alguns minutos, e esteja pronto para se livrar, com competência, das constrangedoras situações em que terá de usar a palavra com tempo apenas para ordenar o pensamento enquanto aguarda o momento de ficar em pé diante do grupo

Tum-tum, tum-tum, tum-tum-tum. Que sufoco! Está chegando a hora de falar, e o coração, descompassado, bate cada vez mais forte. Às vezes, quando se aproxima o momento de fazer a apresentação, as batidas são tão intensas que temos a impressão de que as pessoas ao nosso lado também estão ouvindo.
Esse nervosismo nem sempre é motivado apenas por não termos experiência de falar em público, ou por desconhecermos o assunto. Pessoas que conhecem o tema com profundidade e com ampla experiência no uso da palavra diante de platéias também sentem medo e ficam nervosas quando chega o momento de se apresentar. Portanto, se bater o nervosismo antes de você usar a palavra diante de um grupo, não se desespere imaginando ser o único a ficar com as mãos suadas e a sentir revoadas de borboletas no estômago. Saiba que estará muito bem acompanhado pela maioria das pessoas e considere-se bem-vindo ao clube dos mortais.

Meu objetivo, porém, não é tratar de maneira específica do medo de falar em público, e sim dos momentos que antecedem a apresentação. Por coincidência, são os instantes em que, de maneira geral, o nervosismo é muito mais acentuado. Como vimos, esse desconforto é normal e ocorre com quase todas as pessoas, por isso vou me ater ao que você poderá fazer pouco antes de começar a falar, independentemente do nervosismo que possa estar sentindo, para que sua comunicação seja ainda mais eficiente. Provavelmente, você já tomou conhecimento de matérias que orientam como preparar uma apresentação com algum tempo de antecedência, pelo menos um, dois ou mais dias, e também de outras que mostram saídas para superar o desafio de falar de improviso, isto é, naquelas circunstâncias em que a pessoa tem a sensação de que caiu de pára-quedas na frente da platéia, sem ter se preparado para essa eventualidade. Entretanto, neste texto você terá orientações de como fazer uma apresentação com características um pouco diferentes dessas duas que acabei de citar, isto é, não será totalmente surpreendido, nem terá condições de se preparar com muita antecedência. Irá contar no mínimo com algum tempo para se preparar, tendo à disposição alguns minutos ou até uma hora inteira, que é uma situação muito comum e com a qual, provavelmente, se é que ainda não se defrontou, irá se defrontar. São aquelas circunstâncias em que você sabe que vai usar a palavra diante do grupo, mas precisa aguardar que outras pessoas se apresentem, ou que diversas partes de uma programação sejam antes cumpridas.
Vou orientá-lo, passo a passo, como poderá agir para planejar uma boa apresentação em apenas alguns minutos. São conceitos muito simples que poderão ser utilizados de forma rápida em praticamente todas as situações.

Concentre-se no tema e no motivo do evento

Esse é o primeiro e um dos mais importantes passos para planejar bem uma apresentação, sem levar em conta o tempo que você tenha à disposição – identificar com clareza qual é o motivo do evento e o tema que será abordado.
Se há uma regra que precisa ser considerada no planejamento de uma apresentação é a interdependência das partes do discurso, pois todas as informações que você usar no início precisarão estar direta ou indiretamente relacionadas com o corpo da fala e com a conclusão. Por isso, para que você, em apenas alguns minutos, possa se decidir sobre as informações que pretende selecionar para sua apresentação, é importante que verifique antes qual é o assunto que será tratado no evento. Essa regra tão simples é a base de toda preparação, pois tudo o que você disser deverá ter algum tipo de ligação com ele.
Apenas como curiosidade, já que esta informação está intimamente ligada ao conceito da interdependência, vale a pena relembrar que é por esse motivo também que a piada é desaconselhável no início de uma apresentação. Além de ser um recurso extremamente arriscado, já que, se ela não tiver graça, ou for conhecida, agravará ainda mais os difíceis instantes iniciais de quem se apresenta em público, de maneira geral não possui nenhuma relação com o conteúdo da mensagem. E, mesmo quando contada mais no meio da fala, embora seja uma excelente técnica de motivação e apresente riscos bastante reduzidos, sempre precisará estar, de alguma forma, associada ao assunto.

Quanto ao motivo do evento, que quase sempre se confunde com o tema da reunião, você precisará identificá-lo muito bem, porque será a partir do esclarecimento do fato que motivou a realização daquela reunião que saberá, por exemplo, quais problemas estarão sendo apresentados e as soluções que serão propostas. Embora essas informações se constituam no alicerce de toda sua preparação, elas poderão ser identificadas até com relativa facilidade e não irão consumir mais do que alguns poucos segundos do seu tempo. Se, por acaso, concluir que são vários assuntos e mais de um motivo para a realização do evento, será conveniente analisar a possibilidade de estabelecer prioridades, para se concentrar naqueles que considere mais relevantes.
Sabendo qual é o tema da reunião e os motivos que levaram as pessoas a estar presentes naquele local, será mais simples encontrar as informações que o ajudarão a planejar em poucos minutos o conteúdo de sua mensagem.

Use as informações que já domina muito bem

Com apenas alguns minutos para se preparar, não caia na besteira de querer dar uma de Rui Barbosa e fazer uma conferência sobre o tema de sua apresentação. Não é a hora para grandes vôos oratórios, ao contrário, nessa circunstância você precisa manter os pés no chão, cumprir bem seu papel e transmitir uma mensagem simples, no menor tempo possível. Verifique quais são as informações que você conhece com maior profundidade e que, ao menos remotamente, possam ser associadas ao tema do evento.
Você não terá muito tempo para escolher com rigor exagerado os assuntos que gostaria de usar, assim, quanto mais depressa puder organizar suas idéias, mais confortáveis e seguro irá se sentir. Alguns temas são mais apropriados pelo fato de, normalmente, possuírem diversas possibilidades de associação com a maioria dos assuntos, como, por exemplo, suas viagens mais interessantes de negócio ou de lazer, os livros e filmes que considere marcantes, por terem propiciado momentos de reflexão e aprendizado, os desafios profissionais que determinaram a trajetória de sua carreira, as histórias da vida de pessoas que conheceu, as notícias que esteja acompanhando, ou qualquer informação que sirva de preparação e lhe proporcione desenvoltura e desembaraço diante da platéia.
Habitue-se a manter alguns desses assuntos preparados, como se fossem cartas na manga, para utilizá-los da forma mais conveniente, de acordo com o tema que precisar abordar. Se tiver à disposição dois ou mais temas que possam servir de apoio ao assunto que necessitar transmitir, dê preferência àqueles que possam criar maior interesse nos ouvintes.

A idéia de ligação associa o assunto que você conhece ao tema da reunião

A passagem do assunto que você escolheu para servir de apoio ao tema da reunião precisa ser feita de maneira sutil e imperceptível. Se os ouvintes perceberem que você usou um artifício para preparar a apresentação, poderão se desinteressar, ficar resistentes e, em determinadas circunstâncias, até críticos com relação ao seu comportamento.
Por isso, depois de ter selecionado o assunto que considerou mais adequado para usar como apoio ao desenvolvimento do tema da reunião, concentre-se para descobrir a idéia que possa servir como ponte de ligação entre um e outro. Se, por exemplo, o tema da reunião fosse o estabelecimento de metas para o próximo exercício e você resolvesse escolher como assunto de apoio a trajetória profissional de alguém que conhecesse muito bem e fosse admirado pelo grupo, ou notícias sobre o desemprego no País, que têm chamado sua atenção nos noticiários de jornais e revistas, uma idéia apropriada para ligá-los poderia ser “desafio”. Dessa forma, depois de descrever a trajetória profissional dessa pessoa, ou de falar sobre os planos para superação dos elevados níveis de desemprego, poderia dizer que as etapas profissionais que a pessoa ultrapassou, ou a decisão tomada para solucionar o problema do desemprego, constituem-se sempre em um enorme desafio a ser vencido.

E, usando até a mesma expressão “desafio”, seria possível ligar o seu assunto com o tema da reunião. Poderia promover essa passagem dizendo, por exemplo, que esse desafio que simbolizou a conquista profissional dessa pessoa, ou os planos implementados para resolver a questão do desemprego, pode ser comparado ao desafio que teremos para atingir e superar as metas estabelecidas para o próximo exercício. Para esses mesmos assuntos hipotéticos que mencionei com o objetivo de exemplificar a técnica da idéia de ligação, outras idéias poderiam ser utilizadas para estabelecer a passagem do assunto ao tema, como dedicação, planejamento, superação, enfim, qualquer idéia que pudesse servir de passagem de um assunto a outro e indicasse a interdependência entre eles.
Esse é um momento muito importante no planejamento da apresentação, pois é essa palavra, expressão ou idéia que permitirá estabelecer a associação natural do assunto que você escolheu, por conhecê-lo com profundidade, e o tema da reunião. Fique atento e observe bem quais idéias poderiam servir para possibilitar essa passagem. Você verá que em alguns casos essa transição surgirá revestida por uma palavra ou expressão logo no início do assunto, em outros, somente no fim e em outros ainda em nenhum momento, pois poderá apenas ser deduzida de tudo o que foi exposto, isto é, embora a palavra nem seja mencionada, a idéia estará implícita no raciocínio.

Fique atento aos outros palestrantes e ao andamento da reunião

Além dos assuntos que você conhece com profundidade, e que poderiam servir para apoiar o desenvolvimento do tema da reunião, outro recurso que poderá ser muito útil para ajudá-lo a planejar sua apresentação em pouco tempo é prestar muita atenção no que os outros palestrantes estão dizendo e em todos os detalhes do evento.
Os discursos dos outros palestrantes poderão fornecer uma infinidade de subsídios preciosos para que você, em poucos minutos, ordene o pensamento e planeje sua apresentação de maneira interessante e segura.
Ao longo de mais de 20 anos realizamos em nossa escola solenidades de formatura para a entrega de certificados aos alunos que concluem o curso de expressão verbal. Convidamos personalidades do mundo político, artístico e empresarial para compor a mesa diretora. Essas pessoas, na sua maioria, têm muita experiência no uso da palavra em público. Todos esses convidados, com exceção do paraninfo da turma, que é orientado a preparar seu discurso, não sabem que irão falar no final do evento, depois da entrega dos certificados e de os alunos terem usado a palavra para deixar uma rápida mensagem, aproveitando a própria formatura como mais uma aula, para exercitar e aplicar as técnicas que aprenderam. Quase todos, ao saber que deverão ocupar a tribuna no encerramento da solenidade, aproveitam os instantes em que aguardam sua vez de falar para anotar as frases e comentários dos alunos, e a partir deles, nesse pouco tempo de que dispõem, planejar o que irão transmitir. O comportamento dessas personalidades, tão experientes em se apresentar diante de platéias, constituiu-se em mais um importante aprendizado para os alunos, que vêem na prática como é possível se valer de um recurso do próprio ambiente para preparar uma apresentação em poucos minutos.

Siga você também o exemplo dessas personalidades, anote as frases mais relevantes dos outros palestrantes que possam ser associadas às informações que planeja transmitir. Cuidado, entretanto, para não ficar tentado a escrever palavra por palavra, períodos muito longos, ou até o discurso todo. Essa atitude só atrapalharia seu planejamento, pois você poderia ficar tão preocupado em repetir tudo o que anotou que, provavelmente, diante dos ouvintes, teria dificuldades para optar apenas pelas informações mais importantes e, ao invés de fazer sua própria apresentação, numa clara demonstração de falta de criatividade, limitar-se-ia apenas a repetir as palavras e as idéias dos outros palestrantes.
Lembre-se também de que as frases que anotar deverão ajudá-lo a desenvolver o raciocínio e dar propriedade e atualidade ao seu discurso, enquanto citações muito longas ou o excesso delas, provavelmente, tirariam sua espontaneidade e comprometeriam o resultado da sua exposição. Dê preferência às frases e comentários que tenham provocado reações positivas mais acentuadas na platéia, pois essas informações já estarão, de certa forma, aprovadas por uma espécie de controle de qualidade dos ouvintes.
Se ocorrer algum fato que chame a atenção do público, como alguém que tenha se levantado de maneira apressada para atender a um telefonema, ou o alarme de um veículo que tenha incomodado a todos por tempo prolongado, procure fazer referência a ele, desde que, como já alertei, consiga associar ao conteúdo da sua mensagem.
Falando em associar ao conteúdo da mensagem, as mesmas regras discutidas há pouco sobre a idéia de ligação deverão ser observadas quando associar as frases dos outros palestrantes ao assunto principal.

Chegue um pouco mais cedo para conversar e ter assunto

As conversas com pessoas presentes no evento se constituem numa extraordinária fonte de informações que você poderá usar para planejar sua fala.
A vantagem desse recurso é que, ao fazer referência àquelas conversas, além de se valer de uma circunstância que estabelece identidade com os ouvintes, por se tratar de uma mensagem comum naquele ambiente, é uma informação que foi verbalizada, e quando verbalizamos antes o que iremos dizer diante do público já estaremos preparados para usar a cadência, o ritmo e a melodia das frases que pretendemos transmitir, e essa experiência proporcionará maior naturalidade à exposição. Durante sua apresentação, se for possível, cite a pessoa com quem conversou e faça um resumo dos assuntos mais interessantes que foram tratados.
Um benefício adicional de se referir às conversas que manteve com as pessoas presentes é que haverá um interesse maior dos ouvintes, que ficarão curiosos e desejarão saber que assuntos foram tratados. Mais uma vez quero lembrá-lo de que deverá ficar atento à interdependência das informações, fazendo as passagens de um assunto para o outro usando as idéias de ligação.

Como fazer as anotações

Faça as anotações com letras de tamanho grande para que possa enxergá-las com facilidade, apenas num bater de olhos. Embora não haja nenhum inconveniente em fazer a apresentação com o papel na mão, mesmo porque palestrantes renomados usam esse recurso com freqüência, evite levar folhas muito grandes para não desviar a atenção dos ouvintes. Prefira folhas de tamanho médio, como uma página A4 dividida ao meio. Se, entretanto, sentir que ficará um bom tempo sem consultar as anotações, talvez seja interessante colocar o papel sobre a mesa, ou guardá-lo no bolso.
Nada o obriga também a fazer anotações. Se você tiver facilidade em memorizar as informações que for ouvindo, poderá organizá-las mentalmente. Como ninguém sabe o que irá dizer, a falta de uma ou outra informação, provavelmente, não prejudicará o resultado da sua apresentação. Agora, se sentir que ficará inseguro, ou terá dificuldade para recordar a seqüência planejada, leve suas anotações sem nenhum constrangimento.

OLHOS

Os discursos dos outros palestrantes poderão fornecer uma infinidade de subsídios preciosos para que você, em poucos minutos, ordene o pensamento e planeje sua apresentação de maneira interessante e segura.

As conversas com pessoas presentes no evento se constituem numa extraordinária fonte de informações que você poderá usar para planejar sua fala.

Faça as anotações com letras de tamanho grande para que possa enxergá-las com facilidade, apenas num bater de olhos.