Por Reinaldo Polito

Como é difícil prestar atenção em pessoas que falam sem ordenar o pensamento de maneira correta. Alguns fazem das suas apresentações um verdadeiro samba do crioulo doido. Quando você pensa que vão entrar no assunto, dão marcha à ré, viram os olhos para cima, com aquela expressão de quem está longe no tempo e começam a contar histórias da infância (não da infância deles, mas sim da do avô, quando morava na Itália); mais à frente quando chega a hora de encerrar, desfiam o novelo e voltam a falar o que já haviam transmitido no assunto central, repetindo com detalhes a mesma linha de argumentação, como se fosse a maior novidade do mundo; e, surpresa! – no momento em que seria necessário esclarecer aspectos importantes do assunto, encerram de forma abrupta, dando a impressão de que novos capítulos ainda precisariam ser contados.

De maneira geral, as apresentações não possuem seqüência lógica e bem ordenada por falta de planejamento eficiente. E o que é mais interessante nessa história toda é que a ordem usada para planejar uma apresentação deve ser diferente da seqüência da exposição. Não é nada muito complicado e você verá que tudo segue uma lógica fácil de ser percebida.

Vamos observar algumas regrinhas que ajudam a planejar bem qualquer tipo de apresentação, desde uma simples conversa até a mais importante conferência.

Não comece pelo começo Não comece a planejar sua fala pela introdução. Reflita comigo: como é que você poderá saber o que deverá dizer no início se ainda não tem idéia do assunto que irá abordar e dos objetivos que pretende atingir? Na verdade, a introdução deverá ser planejada em último lugar, depois mesmo da conclusão, quando já tiver noção do rumo que a sua mensagem tomará e dos obstáculos e dificuldades que precisará superar durante a exposição. Você só estará em condições de preparar a introdução de maneira apropriada depois que souber quem serão os ouvintes, que conhecimento possuem sobre o tema e se poderão ou não estar resistentes com relação a você ou ao assunto que será tratado.
Portanto, ao planejar a seqüência da sua apresentação concentre-se no tema que irá expor, deixe a introdução e a conclusão para o final.

Identifique o assunto O primeiro passo para planejar bem uma apresentação é identificar qual o assunto que pretende desenvolver. Por incrível que pareça, muitas pessoas apresentam-se diante do público sem saber de forma clara qual o assunto que irão expor. Por exemplo, poderão estar certas de que falarão sobre taxas de juros ou variações cambiais, quando na realidade esses itens eram apenas partes de um tema mais amplo – tendências da economia. Identificado o assunto, organize os argumentos que pretende utilizar – estatísticas, pesquisas, estudos técnicos e científicos, teses, exemplos, comparações, testemunhos. Dica especial – comece a organizar os argumentos selecionando para o início um que seja bom, e na seqüência vá pela ordem crescente, desde o mais frágil até chegar àquele que considere irrefutável. Ponha-se agora no lugar dos ouvintes e procure descobrir que resistências eles poderiam levantar contra os argumentos e prepare-se para defendê-los.

Descubra os objetivos Lembre-se de que você ainda está no assunto central, no primeiro passo do planejamento. Depois de ter identificado o assunto, descubra qual é o objetivo da sua exposição. É dar a solução para um problema? Ou transmitir uma informação atual?
Descobriu? Pronto, você já está em condições de planejar o segundo passo da sua apresentação.

Facilite o entendimento dos ouvintes Não é porque você já sabe qual é a mensagem que irá transmitir que poderá supor que os ouvintes também já saibam. Não só não sabem como de maneira geral precisam ser bem orientados, para que possam compreender o assunto que irão ouvir. Para facilitar o entendimento dos ouvintes conte a eles sobre o que vai falar e esclareça qual o problema que precisa ser solucionado Se for um assunto novo, sobre o qual eles tenham poucas informações, faça um histórico mostrando como os fatos ocorreram ao longo do tempo até chegar ao momento atual. Observe que essas informações só serão possíveis depois de você ter cumprido o primeiro passo do planejamento.

Prepare a conclusão e a introdução Agora sim você poderá planejar como fará a conclusão, levando os ouvintes a refletir ou agir de acordo com a sua mensagem. E finalmente poderá preparar a introdução. Só que já sabendo o caminho que será percorrido e os obstáculos que deverá superar, estará em condições de iniciar a apresentação afastando desde o princípio as resistências dos ouvintes e conquistando a atenção e a simpatia de todos. Pronto, com esse planejamento simples você irá organizar melhor o seu pensamento e ajudará o ouvinte a acompanhar sem esforço o seu raciocínio.

Resumo geral para o planejamento de uma apresentação

1. Identifique o assunto e os seus objetivos.

2. Facilite o entendimento dos ouvintes, contando qual é o assunto que irá expor, o problema que precisa ser solucionado, ou fazendo um retrospecto das informações até chegar ao momento presente.

3. Prepare a conclusão.

4. Decida-se pela introdução mais apropriada.

Depois é só ir para frente da platéia e começar a falar pelo começo.