Saiba como lidar com os equipamentos e garanta o sucesso de suas apresentações

por Reinaldo Polito

A tecnologia entrou definitivamente na arte de falar em público. Além das exposições apoiadas por recursos audiovisuais produzidos com ajuda de programas como o PowerPoint, tão comuns em praticamente todas as salas de reunião, há outros equipamentos usados com freqüência cada vez maior por executivos, profissionais liberais e políticos. Dois deles se tornaram comuns nos mais diferentes tipos de apresentação, o teleprompter e os aparelhos de videoconferência. Se você souber lidar bem com esses equipamentos, além de contar com um importante recurso para o sucesso da sua carreira, certamente irá se sentir muito mais seguro e confiante quando precisar usá-los em suas apresentações. Para que você possa conhecer e saber usar cada um deles com eficiência, vou antecipar com pequenos ajustes as orientações que dei nos livros que acabei de reescrever para a Saraiva, a 11ª edição do Como falar de improviso e outras técnicas de apresentação e a 111ª edição do Como falar corretamente e sem inibições.

Apresentação com teleprompter

O teleprompter é um equipamento muito simples e bastante eficiente, idealizado para permitir a leitura de textos de maneira que os ouvintes mal percebam que você está lendo.

O texto é produzido por um programa próprio de computador e projetado sobre placas de cristal que ficam à sua frente, por meio de monitores.

Devido à angulação das placas e à sua superfície espelhada, você consegue ler o texto refletido como se estivesse mantendo contato visual com a platéia falando de improviso, de forma que os ouvintes praticamente não percebam a leitura. As placas de cristal transparentes permitem que o público veja o seu rosto sem perceber o texto projetado pelo monitor, por causa de um tratamento próprio em sua superfície.

No princípio, o teleprompter foi utilizado nos estúdios de televisão, principalmente para apresentações de programas de jornalismo. Nesse caso, dentro dos estúdios, a placa de cristal é acoplada com angulação própria, em frente à câmera.

Com este sistema você lê o texto projetado na placa espelhada e, como olha na direção da lente da câmera, os telespectadores recebem a mensagem como se estivesse falando de improviso.

Mais tarde, os políticos, depois de conhecerem as vantagens desse recurso nos seus pronunciamentos pela televisão, passaram a utilizá-lo em outros ambientes e, hoje, profissionais de todas as áreas, em especial empresários e executivos, se valem do teleprompter nas suas apresentações.

A instalação de duas placas de cristal colocadas lateralmente, refletindo o mesmo texto, permite que você gire a cabeça e o tronco como se estivesse olhando para todo o auditório. Podem ser colocadas placas de cristal adicionais se a circunstância exigir ou indicar a conveniência de maior deslocamento seu na frente do público.

Em geral, os aparelhos de teleprompter possuem placas de cristal de aproximadamente 20cm de largura por 25cm de altura, fixadas em hastes reguláveis de acordo com a sua estatura. De maneira geral, cada placa comporta de quatro a sete linhas de até 20 caracteres por linha, cerca de quatro a cinco palavras. Essa quantidade de linhas e de palavras pode ser alterada de acordo com o tamanho de letras utilizado como fonte. Para que você possa fazer a melhor escolha, as empresas prestadoras desse serviço costumam disponibilizar três opções de fontes, que são selecionadas conforme a sua capacidade de leitura.

As placas produzidas com essas características ficam praticamente imperceptíveis a partir de 6m de distância do público. Em geral, são instaladas de 1m a 1,5m de distância de onde você vai ficar, para uma perfeita visibilidade do texto.

Como curiosidade, é interessante mencionar que anteriormente, bem no princípio, existia um outro processo de utilização do teleprompter, o qual, com a chegada dos sistemas computadorizados, ficou completamente ultrapassado. A imagem de um texto impresso ou datilografado era captada por uma câmera, transmitida para um monitor e, por fim, para a placa de cristal. Nesse sistema, um assistente de operação acionava uma esteira que movimentava o texto de acordo com a velocidade da leitura do orador. Vale dizer que, tanto nos casos de compra como nos de aluguel, você, como usuário do teleprompter, recebe da empresa fornecedora assistência para que possa entender o funcionamento do aparelho e treinar suas apresentações.

Os programas são preparados para que você possa armazenar o texto em um pen drive. Assim, você pode fazer um treinamento criterioso sozinho, em casa ou no escritório, e, na hora da apresentação, bastará colocar o pen drive no computador para ter o discurso da forma como foi ensaiado.

Um teleprompter completo poderá ser adquirido ou alugado. A opção vai depender muito da freqüência com que for utilizado. De maneira geral, quando o uso é apenas esporádico, o aluguel é sempre mais conveniente, pelo fato de você poder contar com os equipamentos mais atualizados e com a assistência de um operador experiente.

É preciso um certo treino para se habituar à leitura de quatro a cinco palavras por linha, sem ter a visão de toda a frase. Nas primeiras vezes, a fala poderá sair um pouco truncada e você talvez se apresente com artificialismo. Com a prática, a leitura adquire um ritmo natural e o comportamento diante do aparelho passa a ser espontâneo.

Algumas sugestões para usar bem o teleprompter

Faça um bom treinamento antes de lançar mão desse recurso na frente do público.

Pratique, sozinho ou com a ajuda de algum orientador, pelo menos dez leituras de textos diferentes de, no mínimo, cinco minutos cada uma.

Durante o treinamento, desenvolva principalmente o sincronismo entre a leitura das informações projetadas na tela e a comunicação visual com a platéia. Se fizer seus exercícios num auditório, imagine que os ouvintes estejam sentados nas cadeiras vazias e fale olhando para eles, como se os estivesse vendo. Assim você não fixará demais os olhos na placa de cristal.

Não tenha pressa em chegar ao final do texto; as palavras não desaparecerão da placa enquanto você não terminar de ler. Alguns programas são concebidos com várias velocidades e, além disso, você ainda poderá contar com a assistência de um operador (o que é sempre recomendável), que regulará a velocidade do texto de acordo com o ritmo da sua leitura.

Velocidades programadas para movimentar o texto automaticamente ou com o auxílio de controle remoto podem ser usadas, mas poderão deixá-lo inseguro.

Se você apressar a leitura, o operador o acompanhará, acelerando a velocidade da projeção. Como conseqüência, você aumentará ainda mais a velocidade da leitura para acompanhá-lo. Esse círculo vicioso poderá prejudicar a apresentação. Portanto, calma e tranqüilidade, e lembre-se sempre de que a velocidade do operador seguirá a sua velocidade de leitura. • Fale de forma cadenciada e com bom ritmo, atendendo às pausas e enfatizando as informações mais importantes.

Exercite a movimentação da cabeça olhando de um lado a outro da platéia, para desfazer a rigidez da postura e demonstrar mais naturalidade com o giro do tronco, mesmo que você esteja usando apenas uma placa de cristal para leitura.

Cuidado para não virar a cabeça enquanto estiver lendo o texto. Nesse caso, a cabeça se voltaria para um lado da platéia, enquanto os olhos continuariam voltados para o outro, acompanhando o texto. Para evitar essa falha, gire a cabeça de um lado para o outro somente no final das frases. Não há necessidade de girar a cabeça sempre a cada frase.

Deixe o semblante arejado e descontraído, para evitar que os ouvintes percebam a concentração no texto e o processo de leitura. Faça o possível para não mexer os olhos durante a leitura. Treine para manter os olhos fixos no meio da linha e em condições de ler a frase toda sem se movimentar.

É conveniente que você leve o texto impresso em papel e fale com as folhas nas mãos ou apoiadas sobre a tribuna, para dar a impressão de que, de vez em quando, você consulta o texto como um roteiro. Além disso, como nunca se sabe o que pode ocorrer com aparelhos eletrônicos, na eventualidade de algum defeito, você estará seguro com o texto nas mãos, podendo continuar a leitura naturalmente.

Providencie para que coloquem uma marca no texto que será projetado na placa de cristal, como um traço ou uma frase em negrito, sinalizando o momento de você virar a página que tem em mãos. Se precisar mesmo ler o texto no papel, ele estará na página correta, e a continuidade de sua apresentação ocorrerá sem problemas. Quando a apresentação é feita com apoio de recursos visuais projetados, é recomendável deixar bem visível um monitor pequeno, de cinco a sete polegadas, que possa receber o mesmo sinal enviado para a tela. Esse dispositivo permitirá que você acompanhe o que está sendo projetado sem se desviar da leitura.

Já que você irá providenciar as marcações, cuide também para que sinalizem o momento em que deverá fazer uso dos recursos audiovisuais.

Se você fizer um improviso com informações que estejam fora do discurso projetado, ao voltar à leitura, recomece por uma palavra ou frase que possa ser facilmente percebida pelo operador, para que ele saiba que é o momento de movimentar o texto.

Se você tiver bastante domínio do tema, poderá fazer a apresentação projetando no teleprompter apenas as frases que dêem a você a seqüência da exposição. Com esse recurso você lê a frase e depois fica livre para fazer os comentários complementares que desejar.

Apresentação por videoconferência

Videoconferência é o sistema que permite a comunicação em tempo real, com uso de som e imagem, entre pessoas localizadas em diferentes pontos geográficos.

É um recurso que permite falar com ouvintes que estejam distantes como se eles estivessem no mesmo ambiente, pois, enquanto você transmite a mensagem, é possível ver a reação da platéia e interagir com ela.

A videoconferência resolveu um grave problema da comunicação antes feita com a transmissão de som e imagem, que não permitia saber como os ouvintes reagiam diante da mensagem. Com esse recurso você pode observar o comportamento das pessoas que ouvem sua mensagem e fazer as alterações que julgar necessário, como se todos estivessem no mesmo ambiente. Além da vantagem proporcionada pela interatividade, com a videoconferência é possível também a participação simultânea de outros oradores que estejam em locais diferentes. O fato curioso é que com todos esses benefícios da videoconferência, muitas organizações têm dado preferência às conferências telefônicas, por serem mais práticas, rápidas e baratas.

Os cuidados que você deverá ter ao participar de uma videoconferência, falando ou ouvindo, são os mesmos que teria se a comunicação fosse presencial.

Dê atenção aos preparativos

A instalação e o posicionamento correto dos equipamentos precisam ser observados com antecedência. Tenha o cuidado de providenciar alguns testes antes do início do evento para ter certeza de que, na hora marcada para começar, tudo irá funcionar perfeitamente. Desde o princípio, quando a videoconferência começou a ser utilizada, o som sempre foi o grande problema do equipamento. Por isso, dê a ele atenção especial.

Ao marcar o horário do evento, atente para diferenças de fuso e calendário de feriados. A agenda precisa ser combinada com todas as localidades envolvidas. Por exemplo: uma reunião determinada por pessoas que moram na Austrália, onde a população não tem interesse tão grande quanto os brasileiros por futebol, seria muito pouco produtiva se coincidisse com o horário em que a seleção brasileira estivesse em campo num jogo de Copa do Mundo.

A maneira como nos vestimos pode ter muita influência no resultado da apresentação, por isso, ao participar de uma videoconferência, vista-se de acordo com a importância do evento e leve em consideração os hábitos culturais dos outros participantes. Se você estiver numa cidade praiana, onde as pessoas se vestem de maneira descontraída, e participar de um evento por videoconferência, por exemplo, com profissionais do mercado financeiro de Nova York, é lógico que é mais conveniente se vestir como se estivesse no mesmo ambiente deles.

Tenha à mão todos os dados de que irá necessitar. É desagradável interromper a apresentação e tomar tempo das pessoas para ter de procurar informações.

Tenha um comportamento adequado

Comporte-se de maneira correta falando em pé ou sentado. Se falar sentado, não se debruce sobre a mesa nem se recoste na cadeira de maneira relaxada. Tendo o cuidado para não se apresentar de forma rígida, fale de maneira semelhante à dos apresentadores de programas jornalísticos de televisão.

Se falar em pé, não se movimente de maneira desordenada de um lado para o outro, evite mudar com freqüência a posição de apoio das pernas, procure não se apresentar com as mãos nos bolsos, com os braços cruzados ou ficar muito tempo com eles nas costas. Faça gestos moderados e gire (de forma bem sutil) o tronco de um lado para o outro, de tal maneira que as pessoas quase não percebam e você consiga se posicionar com mais naturalidade, sem rigidez.

Olhe para os ouvintes como se estivesse falando com cada um deles. Esse cuidado com a comunicação visual permitirá a você atingir dois objetivos: receber o retorno do comportamento do público, analisando como os ouvintes reagem diante da sua mensagem, e valorizar a presença das pessoas que, ao perceberem o contato visual, se sentirão prestigiadas, incluídas no ambiente.

Fique atento especialmente à sua expressão facial, pois, além de ser a parte mais comunicativa do corpo, é a que se destaca de maneira mais acentuada na comunicação por videoconferência.

Atenção! Não fique “durinho” na frente do grupo, com receio de não ser captado pela câmera. Se o evento contar com a ajuda de um operador de câmera, ele acompanhará seus movimentos.

Se, em uma apresentação normal, é preciso dar expressividade à voz para que a fala não seja monótona, com a videoconferência esse cuidado deve ser redobrado. Embora o evento seja cercado de todos os benefícios da interatividade, mesmo assim não se esqueça de que a comunicação continua sendo por vídeo, um recurso que compromete a concentração dos ouvintes com mais facilidade.

Fale com a maior naturalidade que puder. É comum nas apresentações por videoconferência a pessoa passar a ter um comportamento diferente da forma como age no seu dia-a-dia. Se participar de uma reunião, não seja diferente de como você é nas reuniões normais, sem o equipamento. Se fizer uma palestra, expresse-se como se estivesse ali diante das pessoas.

Independentemente do nível de sofisticação do aparelho que esteja usando, faça suas apresentações sempre com a melhor qualidade que puder. Lembre-se de que, no final, você é que será avaliado, não o aparelho.