Reinaldo Polito

Quando me entrevistam para dar “dicas” de comunicação, invariavelmente os jornalistas perguntam quais os erros mais comuns de quem fala em público.

Quase todos esperam que eu fale sobre problemas relacionados à voz, ao vocabulário ou à postura do orador. Por isso, ficam surpresos ao ouvir que um dos deslizes mais graves na comunicação está na estrutura e na organização das idéias.

De maneira geral, as pessoas não sabem como planejar as apresentações de forma lógica, persuasiva e eficiente. Julgam que basta ter um bom conteúdo para obter sucesso em suas exposições.

É evidente que ter conteúdo de boa qualidade é fundamental para que a comunicação seja bem-sucedida. Mas de nada adiantará ter a posse desse conhecimento se não houver concatenação organizada do raciocínio.

Por isso hoje vou passar a você um roteiro que, apesar de simples, dá excelentes resultados no planejamento de qualquer tipo de apresentação. Seja para entabular uma conversa informal, ministrar uma palestra, fazer a exposição de um produto ou projeto ou proferir uma complexa conferência.

Além da utilidade para a comunicação oral, essas orientações são úteis também para escrever todos os tipos de mensagens, desde simples relatórios na vida corporativa até importantes projetos acadêmicos ou profissionais.

Imagino que você concorda comigo que é difícil prestar atenção em quem se apresenta sem organizar de maneira correta a seqüência da fala.

Alguns oradores transformam suas apresentações num verdadeiro samba do crioulo doido. Depois de muito tempo fazendo considerações periféricas a respeito do tema, quando você espera que finalmente vão entrar no assunto dão marcha à ré, coçam a cabeça, reviram os olhos, com aquela expressão de quem está viajando no tempo e começam a contar histórias da infância ou da cidade natal.

Mais adiante quando a hora é boa para concluir, pegam de novo a ponta do novelo e voltam a falar tudo o que já haviam desenvolvido no assunto central, repetindo com pormenores os mesmos argumentos, como se as informações fossem inéditas e constituíssem uma grande novidade para o público.

E surpresa! No instante em que seria preciso esclarecer pontos relevantes da matéria, fazem cara de missão cumprida, batem as anotações sobre a mesa ou a tribuna e ponto final, concluem de forma inesperada, passando a sensação de que novos capítulos ainda deveriam ser desvendados.

Polito, mas como é possível estruturar a fala de forma apropriada?

Na maioria dos casos, as apresentações não possuem seqüência lógica e bem ordenada porque não são bem planejadas. E o aspecto mais curioso nessa história toda é que pouca gente sabe que a ordem usada para planejar uma apresentação deve ser diferente da seqüência da exposição.

Vamos observar algumas regrinhas que ajudam a planejar bem qualquer tipo de apresentação, desde um simples bate-papo com amigos até a mais importante conferência. Não é nada muito complicado e você verá que tudo segue uma lógica fácil de ser percebida.

Deixe o começo para o final
Aqui vai uma dica preciosa —nada de iniciar o planejamento da fala pela introdução. A maioria comete o erro de iniciar o plano da exposição elaborando em primeiro lugar o que pretende transmitir no começo.

É fácil deduzir que você só poderá saber como deverá ser o início depois de estar consciente do assunto que irá abordar e dos objetivos que pretende atingir.

Talvez pareça estranho para alguns, mas a introdução deverá ser planejada em último lugar, depois mesmo da conclusão, quando já souber qual o trajeto que a mensagem seguirá e quais as barreiras e os desafios que precisará superar durante a exposição.

A introdução só poderá ser preparada de forma adequada quando você já souber quem serão os ouvintes, que informações possuem sobre a matéria e se irão ou não levantar resistências com relação a você ou ao tema da exposição.

Por isso, ao planejar as etapas da apresentação leve em conta inicialmente o tema que irá abordar e deixe a introdução e a conclusão para o final.

Primeiro passo: identifique o assunto
Para que uma apresentação seja bem planejada, sua primeira atitude deve ser a de identificar qual o assunto que pretende desenvolver. Acredite, muitas pessoas falam em público sem ter noção clara sobre o assunto que irão expor.

Por exemplo, poderão estar certas de que falarão sobre rentabilidade das operações, quando na verdade esse era apenas um dos aspectos de um assunto mais abrangente —planejamento estratégico.

Depois que você identificar qual é o assunto, elabore a linha de argumentação que pretende utilizar —estatísticas, pesquisas, estudos técnicos e científicos, teses, exemplos, comparações, testemunhos.

Dica especial: inicie a organização dos argumentos escolhendo para o início um que seja bom, e na seqüência vá pela ordem crescente, desde o mais frágil até chegar àquele que considere irrefutável.

Para descobrir que tipo de resistência poderá encontrar, imagine como você reagiria se estivesse no lugar dos ouvintes. Na posição deles, como se sentiria diante da proposta que você irá apresentar. Tente deduzir que objeções eles poderiam levantar contra os argumentos e prepare-se para refutá-las de maneira conveniente.

Saiba quais são os objetivos
Quero alertá-lo para o fato de que você ainda está no assunto central, no primeiro passo do planejamento.

Após identificar o assunto descubra que objetivo o motivou a se apresentar. Sugerir solução para um problema? Ou comunicar uma novidade? Descobriu? Agora você já está pronto para planejar o segundo passo da sua apresentação.

Segundo passo: facilite a compreensão dos ouvintes
O fato de você saber qual é o conteúdo da sua exposição não significa que os ouvintes também já saibam. De maneira geral, não só não sabem como precisam ser bem orientados, para que possam compreender o assunto que irão ouvir.

Para facilitar a compreensão dos ouvintes, revele a eles qual o assunto que irá expor e esclareça qual o problema que precisa ser solucionado.

Se você pretende discorrer sobre um assunto novo, sobre o qual eles não estejam devidamente inteirados, faça um retrospecto, um histórico mostrando como os fatos evoluíram no transcorrer do tempo até chegar ao momento presente.

Note que essas informações só serão possíveis depois de você ter cumprido o primeiro passo do planejamento, isto é, ter identificado qual é o assunto e quais são os objetivos da apresentação.

Terceiro passo: finalmente a conclusão e a introdução
Neste momento você já está em condições de planejar como fará a conclusão, levando os ouvintes a refletir ou agir de acordo com a sua mensagem ou sua proposta.

E depois de ter organizado todas as etapas da apresentação você finalmente poderá se decidir pela melhor introdução.

Sabendo agora qual será a seqüência da exposição e as dificuldades que deverá suplantar, estará em condições de planejar o início da apresentação. Estará consciente de como deverá agir para afastar desde o princípio as resistências dos ouvintes e conquistar a atenção e a simpatia de todos.

A partir desse planejamento simples você irá ordenar melhor o seu pensamento e possibilitará que o ouvinte acompanhe sem esforço toda a seqüência do discurso.

Com tudo planejado, agora é só ir para frente do público e começar a falar pelo começo.